Hay un momento que ningún empresario olvida: recibes una notificación de la DIAN; pero, en lugar del nombre de la empresa, aparece el tuyo.
—“Doctora, ¿cómo así que me están cobrando a mí?”
En muchos casos, el problema no es un fraude ni una evasión deliberada, sino la falta de conocimiento sobre el alcance real de la figura del representante legal en materia tributaria.
Ser representante legal de una sociedad en Colombia no es un mero acto formal.
No se trata solo de firmar documentos, abrir cuentas o asistir a asambleas. Implica asumir deberes de gestión, vigilancia y cumplimiento tributario que pueden traducirse, eventualmente, en responsabilidad personal frente a la DIAN.
¿Qué dice la ley?
El Estatuto Tributario establece que los representantes legales, revisores fiscales y contadores son responsables del cumplimiento de las obligaciones formales y sustanciales de la compañía.
Esto incluye la correcta presentación de declaraciones, la entrega de información, la retención y el pago de tributos.
Cuando la sociedad incumple, la DIAN puede extender su acción de cobro a las personas naturales que ejercen funciones de dirección o representación. Esto se conoce como responsabilidad solidaria o subsidiaria, según el caso.
- Responsabilidad solidaria: la DIAN puede cobrar simultáneamente a la empresa y al representante.
- Responsabilidad subsidiaria: la DIAN primero agota el cobro contra la empresa y, solo si no logra recaudar, puede dirigirse contra el representante.
Las consecuencias económicas y patrimoniales son profundas.
Pero la DIAN no puede cobrar arbitrariamente.
Debe seguir el procedimiento de cobro coactivo, en el cual se vincula al representante mediante el mandamiento de pago o la resolución sanción, dependiendo del origen de la obligación.
Desde ese momento, el representante tiene derecho a defenderse, presentar pruebas y demostrar que actuó con diligencia.
Sin embargo, la defensa no puede basarse en “yo no sabía”.
El estándar legal es el de un buen hombre de negocios:
Se espera que el representante tenga conocimiento básico de las obligaciones fiscales de la sociedad que dirige o represente.
¡Ojo! Renunciar no te exime
En muchos casos, el representante legal deja el cargo, pero no formaliza su renuncia ante la Cámara de Comercio, o la empresa no actualiza el RUT.
Mientras la información oficial no cambie, para la DIAN sigue siendo el responsable.
He visto casos en los que, años después, un profesional recibe cobros por obligaciones de una sociedad que ya ni siquiera existe, simplemente porque nunca se registró la sustitución del cargo.
Casos frecuentes que generan responsabilidad
1. Omisión en la presentación de declaraciones.
Si la sociedad no presenta sus declaraciones, el representante puede ser responsable solidario. La DIAN entiende que quien ostenta el cargo tiene la obligación de garantizar el cumplimiento.
2. Retenciones en la fuente no consignadas.
Este es uno de los escenarios más delicados. Si la empresa practicó retenciones y no las pagó, se considera que el representante retuvo indebidamente recursos públicos. Aquí puede haber incluso responsabilidad penal.
3. Sanciones formales no pagadas.
La DIAN puede declarar responsable subsidiario al representante si la empresa fue sancionada por incumplimiento formal y no pagó la sanción.
4. Disolución o liquidación no informada.
Cuando la sociedad entra en causal de disolución y no se informa a la DIAN, el representante responde por las obligaciones generadas a partir de esa fecha.
Ejemplo real:
Imagina una empresa que atraviesa una crisis de liquidez.
El representante decide pagar la nómina y postergar el pago de retenciones en la fuente.
En apariencia, es una decisión responsable frente a los trabajadores. Pero desde la óptica fiscal, ha utilizado recursos públicos (las retenciones practicadas a terceros) para fines distintos a los establecidos por la ley.
El resultado: la DIAN puede perseguirlo personalmente por el valor total de las retenciones, intereses y sanciones.
¿Cómo protegerse?
La prevención es la mejor defensa.
Estas son las prácticas mínimas que todo representante legal debería aplicar:
- Auditoría tributaria periódica.
Conocer el estado real de las obligaciones tributarias antes de que la DIAN lo haga.
- Documentar decisiones.
Cada decisión financiera o tributaria debe dejar constancia escrita, especialmente aquellas tomadas bajo circunstancias excepcionales.
- Delegación formal de funciones.
Si existe un área contable o financiera, la responsabilidad puede mitigarse con una adecuada delimitación de funciones.
- Actualización registral.
Al dejar el cargo, asegúrese de que la renuncia se formalice y se actualicen los registros ante Cámara de Comercio y DIAN.
- Asesoría especializada.
La complejidad normativa requiere acompañamiento técnico y estratégico. Una interpretación errada puede tener consecuencias personales.
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Conclusión
El representante legal no solo firma: responde.
Su cargo lo convierte en garante del comportamiento tributario de la compañía e ignorar las obligaciones fiscales, o delegarlas sin control, puede poner en riesgo su patrimonio y su reputación profesional.
En un contexto donde la DIAN refuerza los cruces de información y la trazabilidad digital, la negligencia ya no se interpreta como error, sino como omisión.
La gestión tributaria diligente es un componente esencial del gobierno corporativo.
Si representas una compañía, asegúrate de contar con una estructura de cumplimiento sólida y trazable.
Tu cargo te da poder, pero también responsabilidad.
Hasta la próxima entrega...
